Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), es un órgano colegiado creado según el artículo 33 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N.° 7202 y el Decreto Ejecutivo N.° 40554, el cual está integrado de la siguiente forma:
- Superior administrativo: Alcalde, Maikol Porras Morales
- Jefatura de Servicios Jurídicos: Lineth Arce Valverde
- Encargado de Archivo Municipal: Warren Matus Espinoza
Las funciones de la CISED son las siguientes:
- Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos.
- Consultar ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), las valoraciones parciales, tablas de plazos de conservación de los documentos de su entidad y cualquier otro instrumento que la CNSED, disponga.
La Ley 7202, en su artículo 34, establece que los documentos que deban ser eliminados deberán transformarse en material ilegible.
Por otro lado, el Reglamento de la Ley 7202 (Decreto Ejecutivo 40554-C) dispone en su artículo 27 que las instituciones productoras deberán levantar un acta, firmada por un representante de la Unidad Administrativa Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central, o su delegado. Esta acta deberá incluir: el número de sesión y la fecha en que el CISED aprobó los instrumentos de valoración documental, el número de resolución o el número de sesión y la fecha en que la CNSED autorizó la eliminación; todos los tipos y series documentales, así como la descripción de su contenido, las fechas extremas y la cantidad de documentos a eliminar. El acta se conservará en el Archivo Central y una copia en el Archivo de Gestión de la Unidad Productora. Además, las actas deberán ser publicadas durante un año en el sitio web de cada institución.